Ostatnia aktualizacja: październik 2026 (wersja robocza)
Szanujemy Twoją prywatność. W tej polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarza Alice Advice, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa. Przetwarzamy dane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO, w Holandii: Algemene verordening gegevensbescherming – AVG) oraz holenderskimi przepisami wykonawczymi (Uitvoeringswet AVG).
1. Kto jest administratorem Twoich danych?
Administratorem danych jest Alice Advice, Stokviswater 10, 3011 DH Rotterdam, Holandia. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres info@alice-advice.nl lub zadzwonić pod numer +31 6 18 96 64 55.
2. Jakie dane przetwarzamy?
- Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz treść wiadomości.
- Dane, które przekazujesz nam e-mailem, telefonicznie, przez WhatsApp lub osobiście w biurze.
- Jeśli zostaniesz naszym klientem – dane potrzebne do wykonania usługi, np. adres, data urodzenia, numer BSN, informacje o dochodach, zatrudnieniu, sytuacji rodzinnej i mieszkaniowej, a także dokumenty finansowe i podatkowe.
- W przypadku firm – dodatkowo dane przedsiębiorstwa (np. numer KvK i BTW) oraz dokumenty księgowe, takie jak faktury i wyciągi bankowe.
3. W jakim celu i na jakiej podstawie?
- Odpowiedź na Twoje zapytanie i przygotowanie wyceny – na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz działań podejmowanych na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Wykonanie usługi, którą nam zlecasz: rozliczenia podatkowe, wnioski, prowadzenie księgowości i korespondencja z urzędami – w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Wypełnienie obowiązków prawnych, w tym obowiązku przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Numer BSN przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do złożenia rozliczenia lub wniosku w Twoim imieniu i dopuszczają to przepisy. Zgodę na kontakt możesz w każdej chwili wycofać – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się wcześniej.
4. Jak przechowujemy dane?
Obecnie przechowujemy dane wyłącznie w formie wiadomości e-mail w firmowej skrzynce pocztowej info@alice-advice.nl. Skrzynka jest prowadzona u holenderskiego dostawcy usług hostingowych, a wiadomości są synchronizowane z programem pocztowym na komputerze biura.
Strona internetowa nie zapisuje danych z formularza kontaktowego w żadnej bazie danych – wiadomość z formularza jest od razu przesyłana e-mailem do naszej skrzynki. Nie prowadzimy osobnej bazy danych klientów.
Jeśli kontaktujesz się z nami przez WhatsApp, wiadomości są przechowywane w aplikacji na telefonie służbowym, a usługę świadczy WhatsApp (Meta) zgodnie z własną polityką prywatności.
5. Komu przekazujemy dane?
Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wykonania usługi lub wymagają tego przepisy:
- dostawcy poczty e-mail i hostingu (Domeinwinkel, Holandia) – przechowuje naszą skrzynkę pocztową i przesyła do niej wiadomości z formularza kontaktowego;
- firmie utrzymującej serwery strony internetowej – w zakresie danych technicznych potrzebnych do wyświetlenia strony;
- holenderskim urzędom i instytucjom (np. Belastingdienst, UWV, SVB, gmina, KVK) – wyłącznie w ramach zleconej przez Ciebie usługi lub gdy nakazuje to prawo.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Unii Europejskiej. Jeżeli któryś z naszych dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
7. Jak długo przechowujemy dane?
- Zapytania, które nie zakończyły się współpracą – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane klientów i dokumenty związane z rozliczeniami i księgowością – przez 7 lat, zgodnie z holenderskim obowiązkiem przechowywania dokumentów podatkowych (fiscale bewaarplicht, art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Po upływie tych okresów usuwamy dane.
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed utratą i nieuprawnionym dostępem – m.in. szyfrowane połączenie ze stroną (HTTPS), dostęp do skrzynki pocztowej i urządzeń zabezpieczony hasłem oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, które obsługują Twoją sprawę.
9. Pliki cookie i statystyki
Nasza strona nie używa analitycznych ani marketingowych plików cookie i nie korzysta z narzędzi śledzących. Serwer strony może automatycznie zapisywać podstawowe dane techniczne (np. adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty), które służą wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.
10. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych – o ile nie musimy ich przechowywać na podstawie przepisów,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wycofania zgody w dowolnym momencie.
11. Jak skorzystać z praw i złożyć skargę?
Napisz do nas na adres info@alice-advice.nl. Odpowiemy najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do holenderskiego organu nadzorczego – Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12. Zmiany polityki prywatności
Możemy aktualizować tę politykę, np. gdy zmienią się nasze usługi lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.